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コロナ助成金や補助金を活用してテレワークを導入

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新しい時代の為のテレワークスタイル準備編

昨今の新型コロナショックで、従来型のビジネスモデルが崩壊する中、様々な業種の状況をお伺いする中で伸びてきている設備投資についてご紹介いたします。

■テレワーク設備3種の神器

1、WEB会議の体制
(コミュニケーション)

2、クラウド環境の整備
(データのやり取り)

3、クラウド上のマネジメント
(新しい情報の更新やマニュアルの策定)

コミュニケーション、ExcelやWordなどのデータの共有(引き出しや保存)、やり方の説明や管理上のルール共有さえできていれば
最低限のテレワーク体制が構築できるはず。

こんな悩みも3種の神器でさっぱり解決!

!データは会社にしかないのでUSBでデータを持ち帰る、出勤すると他の人が上書きしていた
!個人の電話番号は使いたくないというスタッフがいる
!設備を作ったものの周知されずあまり活用されていない。

WEB会議の体制

ZOOMに代表されるWEB会議などのインフラ整備をおススめします。
いわゆるテレビ電話です。

(必要な機材)

マイクとスピーカがあればOK

(こんな使い方)
1、朝礼
2、ミーティング
などの社内で行っていたコミュニケーションはほぼ使用できます。

=URLで共有しますので個人の携帯電話や電話を使用したくないスタッフがいる場合にも対応できます。

▲ZOOM導入で気を付けたいポイント
※①1アカウント1ミーティングの開催
ミーティング開催中に他のミーティングに参加できない。
※②セキュリティ面に不安アリ。。。とはいえ。。。
※③有料プランもある(基本無料で使用する人が多い)

以下、補足内容
①の解説
ミーティング開催中に他のミーティングに参加できない

②の解説
新型コロナの影響で世界中の利用者が一気に増えたため一部報道にもあるようなセキュリティ面に不安があるとの声があるが、これについては使用の仕方にもよると考えます。(ミーティングごとにパスワードを設定するなど)

③の解説
多人数で長時間行う場合には、有料プランでの接続が必要。逆に少人数で短時間の場合は無料で問題ない。

ZOOMは既に世界中、日本中にシェアが増えていますので、クライアントが保有している可能性もあり、打ち合わせや商談なども将来的にも利用が期待できるツールです。是非この機会に導入をしておきたいものですね。

クラウド環境の整備

テレワーク中でも会社内のデータが出し入れできるようにしたい!
会社のPCにあるデータを全てクラウド化することをお勧めします。

ここで、気になるのはセキュリティですね。
今回のセキュリティは、IP接続とパスワードで乗り切りましょう。

※弊社での運用実績 Xdrive(現在月々0円)

テレワークに対応した社内のマニュアルを作成しよう

スタッフの方も環境が変化することによって、第一にストレスがかかる中、新しいコミュニケーションツールや新しいデータの管理が増えれば煩雑です。
チームのリーダーが積極的に新しい業務フローを構築した後の共有ツールとしてマニュアルツールをご紹介します。

弊社、リースエンタープライズがたまたま昨年から開発をお手伝いしてきた、テレワーク活用マニュアル「業務マニュアルsilulu(シルル)」をご紹介します

チャットワークなどの情報共有ツールが多くの企業で導入されていると思いますが、チャットワークなどのアプリの弱点は膨大なコミュニケーションが日々展開されることで情報のストックが難しい。つまり情報が流れるうように次々と発信、受信されることで戻って大事なことを確認するのが難しい。
そういった時に役に立つのが、マニュアルアプリです。重要な決定事項や作業フローを可視化、固定化しストックします。

更に、管理する側も閲覧していない人が視認できることで「明日の仕事にはこのマニュアルをよく読んでから挑んでください」という指示も出せるし事前に共有ミスによる作業ロスやミスを防ぐことも可能です。

詳しくはシルルのHPをご覧ください。https://silulu.jp/

 

テレワークの補助金、助成金を活用しよう

この時世ですから、当分会社にみんなで集まってというのは数か月先になると思われます。
しかし一気に環境を変化させられるほどの余裕はない。
こういう時に是非活用したいのが補助金や助成金。安価にテレワークのインフラを構築することも可能です。

※厚生労働省からの助成金
「新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコースの助成内容」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/syokubaisikitelework.html

(1)対象事業主

新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークを新規で導入する中小企業事業主

(2)助成対象の取組

 ・テレワーク用通信機器(※)の導入・運用

 ・就業規則・労使協定等の作成・変更

 ・労務管理担当者に対する研修

 ・労働者に対する研修、周知・啓発

 ・外部専門家(社会保険労務士など)によるコンサルティング 等

(3)主な要件

 事業実施期間中に

 ・助成対象の取組を行うこと

 ・テレワークを実施した労働者が1人以上いること

補助率:半額 上限100万円

こちらで紹介した内容は
①ZOOMの導入 0円
②XDRIVEの導入 1ユーザー月額630円~(1TB)
③業務マニュアルsilulu(シルル) 月額3万円

導入のサポートを全面的にバックアップします

何でもご相談ください。急に最新機材を高い費用をかけて進めるのではなく、御社独自のテレワークを実現する為に、あらゆるWEBツールを組み合わせて進めることを推奨しています。

また、今回のテレワーク助成内容には、備品費、装置等購入費に委託費も入っています。
対象経費が拡大されていることもありますので弊社でできることなら喜んでお受けしますのでまずはご相談ください。

kobayashi
担当者:kobayashi
株式会社リースエンタープライズの代表取締役。 1982年生まれで子育て奮闘中のパパ。自身の経験から仕事とWEBの関わりはタイミングが重要と考える。ビジネス情報を中心に、記事を配信しています。不定期更新中!!